Етикет и етика на бизнес кореспонденцията

Съвременната бизнес реалност е такава, че само 15% от средните и големите предприемачи, които искат да засилят позициите си на пазара, постигат своите цели. Поради тази причина значението на бизнес етикета се увеличава многократно, тъй като неспазването на неговите норми, по редица други причини, често води до разкъсване на полезни бизнес отношения.

В широкото тълкуване на етиката се нарича набор от общи принципи, насочени към регулиране на социалните отношения. Съответно, етиката на бизнес отношенията разглежда въпроси, свързани с приетия ред и стил на взаимодействие в сферата на бизнеса.

Подробните етични аспекти на бизнес отношенията са бизнес етикет, включващ например процедурата за водене на преговори, правилата за корпоративно поведение, бизнес традиции и ритуали, елементи на подчинение, нрави и стилове на общуване и писане, както и въпроси за коректност при работа с партньори и бизнес колеги.

Значението на етиката и етикета, като негова съставна част, се състои в това, че нормативната база, възникнала в резултат на дългогодишната практика, в голяма степен опростява комуникацията, създавайки разбираем и достъпен контекст в сферата на бизнеса, който ви позволява да постигнете правилно целите и значително да спестите време.

С други думи, става дума за специален алгоритъм за решаване на бизнес проблеми, който ни позволява да поставяме и успешно постигаме желаните бизнес цели по един рационален и безконфликтен начин. Нивото на собственост на този алгоритъм ни позволява да направим директни заключения за степента на професионализъм на бизнес партньор или опонент в бизнес спор.

В този контекст е важно да се спазват следните общи принципи:

• точност навсякъде и във всичко;
• информационна сигурност;
• здрав алтруизъм;
• благоприятна, подходяща за имиджа на бизнес средата;
• компетентна устна и писмена реч;
• следване на правилата на бизнес речевата култура.

Видовете бизнес кореспонденция са разнообразни и с определена степен на конвенционалност могат да бъдат разделени на два основни типа:

• междущатски - между държавните организации, чуждестранни представителства и длъжностни лица (различни записки, меморандуми и други форми) са елементи на дипломатическите отношения;
• търговски - писма с полуофициален статут, използвани в областта на бизнес отношенията между институциите и организациите.

Стилът на писане на официално писмо, въпреки езиковите и някои традиционни различия, има определена обща основа и група от институции, разработени от установената практика. Например, редица изисквания за насоченост на протокола, определени от позицията на редовете на подателя и получателя, се основават на първоначалните настройки за взаимно уважение и коректност. Следователно, независимо от вида на документа, структурно той трябва да съдържа следните елементи:

• жалба (официален статут на получателя);
• комплимент (учтиво завършващо писмо);
• подпис;
• дата (ден, месец, година и място на писане на съобщението);
• адресът на изпращача (фамилното име, официалният статус, адресът се поставят в горната или долната част на първата страница на писмото).

Освен това има редица регламенти, пряко свързани с писмата:

• бизнес писмата се пишат на бланки или листове хартия единствено на лицевата страна;
• пагинацията се извършва с арабски цифри;
• съобщенията се изпълняват в печатен текст;
• заличаванията и корекциите не са позволени в текста на документа;
• документът е сгънат вътре;
• времето за чакане за отговор на писмото не е повече от десет дни.

Бизнес посланието трябва да има ясна цел и да съдържа един въпрос, а целият текст на текста трябва да бъде изцяло и изцяло подчинен на неговото съдържание, било то предложение за сделка, търговско проучване или просто подходяща информация.

Класификацията на бизнес посланията е разнообразна и зависи от тяхната функционална и целенасочена ориентация. Например буквите са:

• обявяване;
• напомняйки;
• покани;
• informobzory;
• разпореждане;
• подпомагане;
• други типове.

В търговската кореспонденция най-типично:

• заявки;
• предлагаме;
• резервации;
• жалба;
• гаранционни писма.

Като форма на бизнес комуникация, в тесния смисъл на дефиницията, писмата се разделят на два вида - бизнес и частноправен.

За бизнеса включват кореспонденция, между организации и институции. Частно официално писмо е съобщение, което се изпраща на институция от частно лице, или обратно, от институция - на частно лице.

Съществуват редица правила за бизнес кореспонденция.

• Писмото трябва да стимулира възникването на бизнес интерес от страна на получателя, ясно и на базата на убедителни фактически данни, да покаже ползите от партньорството и нецелесъобразността на скъсване на партньорството. Текстът трябва да бъде окуражаващ, мотивиращ за сътрудничество.
• Проявлението на прекомерни лични емоции в бизнес писмото не е най-добрият начин да се докаже един случай и да се реши проблемът.
• За да се избегне претоварване и запушване на текста на писмото, е необходимо да се избягват всякакви фигуративни сравнения, метафори, алегории и хиперболи.
• За ясно и сбито представяне на темата е по-добре да се използват прости изречения, като се избягват подробности и прекомерни подробности. Основната идея на съобщението трябва да бъде подкрепена само от подходящи аргументи, които обикновено се поставят в приложенията към писмото (диаграми, графики, цифрови данни).
• В текста трябва да бъдат разпределени параграфи, всяка от които, представляваща независима мисъл, започва с нов ред.

• В писмено писмено съобщение не трябва да се използват описателни прилагателни, допълнителни пояснения и подробности. В края на писането е препоръчително да проверите документа и да елиминирате фрази, които не носят действителното семантично съдържание.
• Грамотността е основен елемент от текста. Наличието на правописни и други грешки в съобщението е неприемливо.
• Посочването на предмета на писмото е задължително. Темата в документите трябва да се отразява накратко и обемно, като спестява време при четене и положително характеризира подателя. Ако писмото е изпратено по електронна поща и съдържа особено важна информация, то трябва да бъде снабдено със специален “флаг”, който е наличен в електронната услуга.
• Добро четимост на текста се осигурява от шрифтове Arial или Times New Roman със среден размер на шрифта. С особена нужда ключовите идеи се допускат в курсив или удебелен шрифт.

• В текста е полезно да се използват подзаглавия (3-4), които осигуряват по-лесно разбиране на посочения текст.
• Изброяванията, списъците и списъците се правят най-добре с помощта на специални маркери.
• Корпоративен шаблон (схема) - отличен показател за ефективност и обективност в бизнес комуникацията.Това е особено важно в корпоративния аспект, защото ви позволява да се откроявате в благоприятна светлина и да се съобразявате с официалния статут.

Структурата на бизнес посланието е типична. Традиционно съдържа:

• въведение;
• основната част;
• Най-накрая.

Въвеждането обобщава целта на писмото. Основната част описва същността на проблема. В заключение е желателно да се обобщи съдържанието на основната част, например под формата на заключения. "Постскриптове" и различни видове бележки под линия са нежелани.

В заключение, неподходящи фрази, наподобяващи манипулации, като: „Надявам се на взаимно изгодно партньорство” и т.н. По-добре е да се сбогувате с бизнес писмо с прости фрази - „С уважение“, „С най-добри пожелания“ и т.н.

В долната част на съобщението се посочват: Ф. И. О., официален статут, фирмено име, се подписва. Номерата за контакти също са посочени.

Таблиците и графиките са прикрепени в отделен файл (пакет), който посочва това в края на писмото. Ако има група инвестиции, тогава им се дава списък с имената.

Можете да използвате съкращения и специални съкращения, само ако сте сигурни, че получателят ще ги разбере.

За да направят текста по-логичен и последователен в речника на бизнеса, като свързващи елементи се използват следните речни фрази:

• поради тази причина;
• въз основа на гореизложеното;
• поради това;
• според данните;
• на тази основа;
• като се вземат предвид;
• и други.

Във виртуалното пространство бизнес взаимодействието, представляващо комуникация в миниатюра, е специфично и не по-малко изисква спазване на съответните правила на етикета. Компетентната работа с писмото, в съответствие с практиката, предполага прилагането на следните забележки относно обхвата, езиковите стандарти, структурата и формата.

• Формулата на темата трябва да съвпада точно с предмета, посочен в текста. Това ви позволява бързо да настроите читателя към желаното бизнес настроение.
• Оптималният обем на документа, изпратен по електронна поща, се вписва в "един екран", с максимален размер на текста - един лист с формат А4.
• Оптималният размер на прикачените файлове - не повече от 3 MB.
• Изпращаните файлове се препоръчват да бъдат „опаковани” в стандартни zip или rar кодиращи архиви. Други често са блокирани по време на превоза.
• Хипервръзките трябва да са стандартни (сини, подчертани).
• Отговорът на адресата трябва да се постави отгоре, в началото на писмото, а не по-долу. Това спестява кореспондента от прекалено и принудително превъртане на предишния текст.

• Трябва да използвате езика на писмото, най-разбираем партньор. Въпросът за целесъобразността на използване в съобщението на професионализма, корпоративния речник, жаргонните изрази и съкращения (особено във външната кореспонденция) се решава отделно, в зависимост от контекста и качествата на кореспондентските партньори.
• Важно е да информирате партньора за получаването на неговото послание - това е знак за добър вкус и част от бизнес етикета, показващи уважение към него.
• Трябва да се отговори възможно най-бързо. Ако по някаква причина не можете да отговорите бързо, тогава партньорът трябва да бъде уведомен за получаването на писмото си и да посочи часа на отговора. Етична и удобна временна пауза преди даване на отговор - 48 часа след получаване на съобщението. След изтичането на това време човек обикновено вярва, че съобщението е загубено или пренебрегнато. Прекомерната пауза в кореспонденцията често е изпълнена с риск от загуба на партньор и се третира в бизнеса като нарушение на етичните стандарти.
• В края на съобщението трябва да бъдат поставени данни за контакт, които са посочени във всички букви без изключение, независимо от реда на разпространение.
• По време на превоза е важно да се обърне специално внимание на въпросите, свързани с поверителността.

За повече информация относно бизнес етикета, вижте следния видеоклип.